Les tribulations de la communication administrative

• 24 avril 2024
• notes
• 5 min

Cela fait plusieurs années que je suis membre du bureau d'une association de jeu de rôle et si nos interactions avec la mairie sont rares, elles ne sont jamais sereines car tout parait toujours compliqué et insurmontable avec eux.

La situation #

Cette association compte une trentaine de membres et la mairie nous prête donc des locaux (qui est un appartement vraiment) dans la ville.
Cette ville de 17 000 habitants est assez grande pour avoir son service dédié à la vie associative.
Cet appartement compte 4 salles :

• un garage, utilisé par une autre association
• un salon, utilisé par encore une autre association
• une première chambre utilisée par notre association
• une deuxième chambre utilisée par absolument personne depuis des années (pas souvenir qu'elle ait jamais été utilisée par une autre association pour tout dire).

Depuis des années nous utilisons notre salle attitrée ainsi que la deuxième chambre, d'un commun accord (officieux) avec la mairie, et quand le besoin se fait sentir, ce qui est le cas au moins une fois par semaine sinon deux. Cette seconde salle donc est toujours ouverte et nous n'en avons pas les clés puisqu'elle n'est pas vraiment à nous, ni à personne d'autre au final et qu'elle ne contient en tout et pour tout que d'une table, des chaises et une lampe halogène.
Matériel qui, soit dit en passant, appartient à notre association.

Le premier problème #

L'année dernière en juin 2023, quelqu'un dont on ignore l'identité est passé dans les locaux et a fermé cette porte à notre plus grand désarroi. Il aura fallu moult mails et coups de fil pour que la mairie s'en occupe et ouvre de nouveau la salle.

En cause : leur inaptitude à découvrir qui, parmi ses agents, avait les clés…

Et l'opération aurait été rendu plus complexe par la période estivale et le fait qu'ils devait préparer le forum des associations prévu pour début septembre. Admettons.

Au final il leur aura fallu 3 mois pour régler le problème. Une porte fermée donc. La rouvrir. 3 mois…

Puis plus de problème… jusque Février 2024.

La porte fermée 2, le retour #

Aux alentours de la mi-février 2024, on retrouve cette même salle de nouveau fermée.
On appelle donc la mairie. Et c'est ainsi que commença l'escape game le plus compliqué de toute ma vie.

Tout d'abord, il faut savoir que tous nos premiers contacts ont toujours été cordiaux malgré une frustration grandissante au sein du bureau et vous allez vite comprendre pourquoi.

La première réponse à notre demande de réouverture de la salle était dans les grandes lignes :

On ne sait pas qui a fermé la porte, on va essayer d'en savoir plus.

C'est cool mais nous on s'en fout de savoir qui a fermé la porte… on cherche pas à blâmer quelqu'un, juste à ouvrir une porte.

Et puis ça dure, 1 mois durant, malgré les relances cordiales.
Jusqu'au jour où on en a marre et notre trésorier envoie un mail, assez relevé mais pas insultant et on obtient des réponses. Des réponses bienvenues mais pas spécialement rassurantes.

Il s'avère que la clé de cette porte est inconnue au bataillon. Aucun service de la mairie n'a le double de cette clé et ils n'ont aucun registre contenant les noms des personnes extérieures à la mairie qui pourraient l'avoir en sa possession.
Pour les plus attentifs d'entre vous, vous aurez peut être remarqué qu'ils avaient la clé il y a 6 mois puisqu'ils ont pu ouvrir la porte mais apparemment ce n'est plus le cas.

Mais bref, ils ne peuvent plus l'ouvrir.
Toutefois ils nous proposent une solution, ils vont demander à ce que quelqu'un passe pour forcer l'ouverture et changer la serrure pour faire les choses au carré cette fois.

Grande nouvelle ! Enfin les prémices d'une résolution !

Ça c'était y a un mois… On a dû relancer une nouvelle fois pour que eux-même relancent le service qui s'occupe de ça.

En même temps fallait le voir venir, que des rôlistes soient mis à l'amende par une porte fermée c'est pas vraiment original (les vrais sachent).

La goutte d'eau #

Et si vous croyez que cette foutue porte était le seul soucis qu'on avait mais que nenni !

La mairie a décidé cette année de gérer les associations via une application et au demeurant c'est une très bonne idée vu la quantité d'associations dans la ville.
Bon je suis pas super fan de l'ergonomie du portail en question et franchement le tout me parait pas très professionnel mais bon, ça fait le boulot alors on va pas trop s'en plaindre.

Au delà d'y déposer les documents administratifs indispensables (comme les statuts, comptes rendu d'AG, etc) on peut aussi y réserver les salles pour nos activités, que ce soit des réservations ponctuelles (réunion d'AG) ou récurrentes pour les activités toute l'année donc.

Je m'y suis connecté pour faire une demande de réservation pour notre salle habituelle ainsi que la seconde salle histoire qu'elle nous soit enfin attribuée et qu'on ait plus de problème de salle fermée à l'avenir.

Mais quelle ne fut pas ma surprise dis donc de voir que… aucune des deux salles n'était dans la liste.

J'ai alors contacté le service de la vie associative il y a 11 jours et je n'ai pas eu une seule réponse, même pas une de bonne réception.

J'ai renvoyé un mail faisant clairement état de ma frustration tout en restant aussi cordial que possible… et dans l'heure j'avais une réponse.

Deux fois qu'on les contacte à de multiples occasions de manière très cordiale sans avoir une seule réponse et deux fois ils nous répondent dans l'heure uniquement quand on s'énerve…

Je trouve ça triste de devoir en arriver là, de devoir devenir une Karen ou un Jean-Michel (je ne connais pas l'équivalent masculin), non pas pour obtenir ce que je veux mais seulement pour avoir une réponse.

Enfin bref…

Vous reprendrez bien un peu de laisser-passer A38 avec ça ?